¿Qué es la Delegación?

La delegación es una de las herramientas esenciales de la gestión. Sin la delegación, no es posible dirigir grandes empresas ni encontrar tiempo para realizar todas las tareas esenciales, incluso en las pequeñas empresas.

Hay tantas cosas que hacer y tan poco tiempo. Usted no puede estar presente en más de un lugar a la vez para supervisar todas las cosas.

 

Identificando qué NO se delega

Sin embargo, hay algunas situaciones en las que la delegación es inapropiada. Desafortunadamente, tenemos muy poco tiempo para determinar qué se debe o no se debe delegar. A veces, un gerente sólo hace lo que le gusta y delega las tareas que encuentra tediosas o incómodas, o peor, termina haciéndolo todo porque considera que nadie lo hará mejor que él o ella. Después de destilar mis conocimientos sobre el tema, he llegado a varias directrices para que pueda usted determinar lo que no debe ser delegado.

  • Funciones o responsabilidades básicas.

    • Creo firmemente que no debe dejar de lado los aspectos más importantes de su posición. Este es el área donde su trabajo agrega el mayor valor para la empresa. Esto es cierto no sólo para los empleados, sino también para los empresarios. En el caso de los empleados, si usted delega sus funciones principales o responsabilidades, su jefe puede pensar que usted ya no es necesario.

Los empresarios, por otra parte, pueden encontrarse indefensos si el empleado clave sale o exige un aumento de salario altísimo. Peor es si un competidor piratea al empleado o el empleado comienza su propia empresa para competir contra usted!

  • Situaciones de Crisis.

    • Si la situación es crítica, especialmente si hay cobertura de medios, debe ser práctico en su estilo o al menos estar presente para controlar la situación. No hacerlo puede ser vulnerable a las críticas sobre si su supervisión directa tiene alguna influencia.

Una crisis no puede ser una noticia digna como para dejar al conocimiento de los tentáculos de la competencia especialmente si una gran cuenta se encuentra bajo la amenaza de ser otorgada a otro proveedor; entonces sería muy sabio por su parte estar presente con su vendedor para tratar de aplacar al cliente descontento.

  • Tradiciones y etiqueta.

    • A veces no importa si alguien más puede hacer el trabajo; hay eventos en los que con tal sólo su presencia agradará a la gente. Por lo general, estos son eventos sociales de especial importancia como bodas o funerales de los parientes cercanos de su personal clave o durante entregas de certificados de reconocimiento y por antigüedad de prestaciones de servicios en su empresa. Los políticos son muy conscientes de esto y muchos hacen un esfuerzo de asistir a tantos eventos sociales como le son posibles.

La delegación es una de las herramientas esenciales de la gestión. Sin la delegación, no es posible dirigir grandes empresas ni encontrar tiempo para realizar todas las tareas esenciales, incluso en las pequeñas empresas.

  • Asuntos Confidenciales.

    • Hay ciertas tareas que requieren conocimiento de información sensible y confidencial. Entre éstos están los secretos comerciales que no deben caer en las manos incorrectas. Las bases de datos de los clientes son un ejemplo específico de esto.

Otras cosas que pueden no ser adecuadas para revelar a los subordinados son archivos personales que pueden revelar datos secretos . Así que si hay alguna posibilidad de fugas, entonces es mejor hacerlo usted mismo y tener el control.

  • Cuando el daño potencial es intolerable.

    • Mientras que todo tipo de delegación conlleva algún riesgo de fracaso hay algunos errores que pueden literalmente cerrar la empresa o darle fin a su carrera. Trate de encontrar una manera de limitar el daño potencial.

En muchas empresas, hay una cantidad máxima de firmas autorizadas en documentos digitales e impresos donde su firma es indispensable, para evitar que el personal en sustitución de paso de su autoridad.

  • Dispensar elogios e incentivos.

    • La gente puede dudar de su sinceridad si deja que un subordinado sea el que envíe el mensaje para un trabajo con mucho peso Gerencial y Comercial. Usted puede aumentar su moral mejor si usted mismo muestra su aprecio.

Con respecto a la dispensación de incentivos, recuerde que las personas tienden a ser más leales a aquellos que perciben que son responsables de los beneficios que están recibiendo.

  • Disciplina.

    • Muchos gerentes no se sienten cómodos frente a los subordinados si tienen que imponer disciplina, especialmente en los casos en que tienen que suspender o despedir a un empleado. Esta es una de las tareas más desagradables, pero también según el nivel del subordinado es un trabajo que no se puede delegar.

La delegación es una de las herramientas esenciales de la gestión. Sin la delegación, no es posible dirigir grandes empresas ni encontrar tiempo para realizar todas las tareas esenciales, incluso en las pequeñas empresas.

  • Configuración de reglas.

    • Usted debe ser el que establezca los estándares y las políticas. Por ejemplo, si usted es el gerente de crédito, no puede simplemente decirle a sus subordinados que para aceptar una solicitud de crédito él / ella deben analizar si el solicitante cumple con el perfil y características para otorgarle un crédito. Es su responsabilidad definir y establecer las normas, las reglas y condiciones para “otorgar créditos”; especialmente cuando son contratos de mayor envergadura financiera y comercial para su empresa.

Las reglas anteriores no son fijas, a veces, cuando no hay tiempo para hacerlo usted mismo, se ve obligado a delegar algunas de las anteriores cuando hay poco riesgo. Sin embargo, nunca olvide que hay límites a la delegación, y que hay casos en los que no debe delegar.

 

Identificando la Delegación Efectiva

La delegación es a la vez una ciencia y un arte que los gerentes deben aprender a dominar. Es la herramienta más potente en el arsenal del gerente.

La delegación puede producir saltos cuánticos en productividad y eficiencia si se hace correctamente pero puede traer caos si el gerente no sabe cómo.

Hay tantas cosas que hacer y el tiempo es tan limitado, que la realización de la visión y la misión de una empresa no puede lograrse de ninguna manera sin recurrir a la delegación. No sólo se delega carga de trabajo para equilibrar la eficiencia en la gestión; sino que permite al empleado que se le da la responsabilidad de la delegación a crecer profesionalmente y sentirse motivado porque lo han tomado en cuenta, quiere decir tiene las habilidades para ejecutarlas.

Sin embargo, la delegación no es una habilidad sencilla. No es sólo una cuestión de instruir a alguien qué hacer.

Estos son 8 pasos sencillos que aplico para delegar de manera efectiva:

  1. Saber qué tareas deben ser delegadas.

    Identifique qué actividades pueden ser asignadas a otros. Una forma de seleccionar la tarea que debe entregar es ver el tiempo que consume. Típicamente estas son las tareas de rutina, que consumen mucho tiempo, que tienen procedimientos de corte claro o aquellos trabajos que resultarán poco daño en caso de errores. Recuerde que hay muchas cosas que usted no puede o no debe delegar.

  1. Encontrar la persona más adecuada para la tarea.

    Debe tener la capacidad y confiabilidad para realizar las actividades que usted delegó. Recuerde siempre que la tarea de delegar una tarea dependerá del perfil del cargo.

No es adecuado delegar una actividad de alto impacto comercial y financiero a un empleado nuevo o con poca experiencia; no solo por el riesgo sino que puede provocar descontento entre el personal más alto.

La delegación es una de las herramientas esenciales de la gestión. Sin la delegación, no es posible dirigir grandes empresas ni encontrar tiempo para realizar todas las tareas esenciales, incluso en las pequeñas empresas.

En caso de que usted deba elegir a un neófito, recuerde siempre de proveerle el apoyo adecuado para superar alguna resistencia posible.

  1. Delegar la autoridad, así como la rendición de cuentas.

    Asegúrese de permitirle a la persona a trabajar con la mínima necesidad de tener que le consulten hasta el más mínimo detalle, y hacer que la persona realmente sea responsable.

Para ello, debe informar al resto del equipo que usted le está autorizando a la persona asignada para hacer el trabajo que usted le ha delegado. Incluso hay ocasiones en que se necesita un poder especial para prestar la autoridad necesaria. En última instancia, usted debe aprender a dejar ir, y confiar en la persona.

  1. Explique la tarea.

    Explicar en detalle y sondar o hacer preguntas para evaluar la comprensión es indispensable, tanto para su confianza de que esa persona será capaz de realizarla correctamente; sino que además le inyectará mayor confianza a la persona de que si es capaz.

Le recomiendo que le solicite al subordinado repetir las instrucciones para saber si todo le quedó claro. Tenga en cuenta las herramientas, el conocimiento y el acceso a la información necesaria para su finalización.

Siendo el jefe, a veces hay ciertas cosas que damos por sentado que no es posible o es difícil para su personal hacer. Los malentendidos deben resolverse desde el principio. Definir los deberes de la persona y asegurarse de que se entiende. Para minimizar los errores, dé instrucciones por escrito cuando sea adecuado.

La delegación es una de las herramientas esenciales de la gestión. Sin la delegación, no es posible dirigir grandes empresas ni encontrar tiempo para realizar todas las tareas esenciales, incluso en las pequeñas empresas.

  1. Acordar un plazo, el número de trabajadores necesarios y el presupuesto.

    Definir el plazo claro de las fechas que debe estar finalizado y entregado, asignar los recursos humanos y materiales necesarios para que se cumpla el objetivo. Recuerde, también, que su subordinado tiene otras tareas y que las prioridades deben ser acordadas.

  1. Seguimiento.

    Esta es la etapa crítica. Algunos gerentes no supervisan el desarrollo del proyecto. Los proyectos deben dividirse en segmentos por fases; estos se establecen para saber si el ritmo del trabajo está dentro del cronograma.

Debe comprobar el progreso de la asignación; para determinar si hay necesidad de apoyarlo, o para extender el plazo. Esto evitará sorpresas desagradables en las que se descubre un problema demasiado tarde, y no hay tiempo ya para buscar una solución.

Si ocurren problemas, revise el acuerdo; y si es necesario, deberán volver a la etapa de inducción y entrenamiento.Rectificar los errores, si los hay.

  1. Evaluar.

    Compruebe si las tareas delegadas se ejecutaron correctamente. Si el trabajo fue hecho bien, sea generoso con reconocerlo.

Dar créditos, o incluso recompensas, cuando se logran es un efecto motivador!

Usted puede dar un bono, aumento de sueldo; o si los recursos están apretados, puede dar pases de películas gratis o cupones de gasolina (por ejemplo); en su lugar como un signo de agradecimiento.

  1. Identificar otras tareas que pueden ser delegadas.

    Después de delegar con éxito una tarea, usted obtendrá más confianza para usar su nueva habilidad y en el equipo que lo rodea.

Delegar más; para que usted pueda concentrarse en las actividades dónde tiene más impacto; cómo gestión, planificación y elaboración de estrategias.

La delegación es una de las herramientas esenciales de la gestión. Sin la delegación, no es posible dirigir grandes empresas ni encontrar tiempo para realizar todas las tareas esenciales, incluso en las pequeñas empresas.

Seguro que ha escuchado la frase que dice: “Si quieres que algo se haga bien, hazlo tú mismo”. La gente, a menudo, se siente culpable si no lo hace por sí misma. Sin embargo, yo creo que los grandes gerentes logran más siguiendo: “Si otros pueden hacerlo, deje que lo hagan”.

Usted ya sabrá que debe y que no debe delegar. De forma que su equipo de Directores y Gerentes funcionará, totalmente sincronizado, en línea a conseguir las estrategias y objetivos planteados en el plan de negocio.

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